La persona o il gruppo che avvia una riunione di Assemblea dei Cittadini,
una volta determinata la domanda è importante garantire che la questione sia chiaramente formulata e che identifichi chiaramente il problema. I membri dell’Assemblea formulano giudizi fondati sulla base dei contributi di esperti e parti interessate anzichè perdersi nei dettagli del disegno legislativo. L’Assemblea dei Cittadini deve trattare i settori politici specifici in alcuni casi, in maniera limitata. Ad esempio, in una riunione dei cittadini sulla giustizia climatica e ambientale, alcuni settori potrebbero essere prioritari a causa del loro contributo alla crisi climatica e del crollo dei sistemi ecologici di sostegno alla vita. Le decisioni sui settori politici che l’Assemblea dei Cittadini deve prendere in considerazione hanno un impatto sulla loro durata e sulla necessità di conseguire diverse Assemblee di Cittadini per affrontare vari settori.

I coordinatori devono essere selezionati attraverso bandi di concorso aperti e competitivi. Occorre mettere in atto misure di salvaguardia per garantire che le potenti parti interessate, come il governo, non siano in grado di influenzare il processo di selezione, creando ad esempio coordinatori che agiscono nel loro interesse.

Il gruppo di coordinamento lavora congiuntamente con il Consiglio consultivo per sviluppare un quadro chiaro e completo per le direttive e per strutturare i fatti, le considerazioni e le decisioni. Nel caso di una riunione dei cittadini sulla protezione del clima e la giustizia ambientale, questo quadro potrebbe contenere tutte le strategie alternative che possono essere realisticamente realizzabili in qualsiasi settore economico.

Il Gruppo di coordinamento identifica e contatta esperti, parti interessate e coloro particolarmente toccati sulla base dei criteri chiave stabiliti dal comitato consultivo.

Il gruppo di coordinamento prevede il contenuto dell’Assemblea dei Cittadini. Prepara le informazioni di cui i membri dell’Assemblea hanno bisogno per comprendere le questioni in tutti i suoi aspetti. Ciò include la presa in considerazione del numero di presentazioni che verranno esposte da vari esperti, parti interessate e da coloro che sono particolarmente toccati. Oltre agli esperti e ai gruppi di interesse che appaiono di persona, qualsiasi membro della società civile, sia come individuo che come gruppo, può dare un contributo scritto all’Assemblea dei Cittadini. Questo sarà pubblicamente disponibile online, e presentato ai membri dell’Assemblea durante la fase di consultazione in forma riassuntiva.

In primo luogo, viene compilato una banca dati degli abitanti della Svizzera. Un certo numero di queste persone sono selezionate casualmente dalla banca dati e ricevono una lettera di invito per partecipare all’Assemblea dei Cittadini. Ci sono esperienze pratiche di incontri di cittadini con circa 80-800 persone. L’invito include una spiegazione dei compiti, nonché i dettagli della procedura, comprese le date, luogo e alloggio.
Supporto per viaggi e onorari
I cittadini interessati compilano un modulo, online o tramite un numero verde, che fornisce ai coordinatori informazioni socio-demografiche di base come età, sesso, luogo di residenza, livello di istruzione. I membri dell’assemblea vengono quindi selezionati in base alla procedura del campione casuale stratificato.
Un team di coordinatori contatta quindi le persone selezionate e le sostiene per garantirne la partecipazione. Il team risponde alle domande, aiuta nella pianificazione del viaggio o offre supporto per le attività di assistenza.

L’incontro si terrà in un luogo facilmente accessibile, nella vicinanza di alloggi adeguati e offerta di ristorazione. Questo per garantire che tutti i partecipanti alla riunione si sentano a proprio agio. Per garantire la trasparenza, tutte le presentazioni in fase di apprendimento vengono trasmesse in streaming e registrate . Tutto il materiale sare reso disponibile online. Inoltre, il gruppo di coordinamento prepara una relazione che spiega la metodologia utilizzata dall’Assemblea dei Cittadini per garantire la trasparenza procedurale.

Prima dell’inizio dell’Assemblea dei Cittadini, occorre determinare in che misura e con quale tempistica il governo dovrà rispondere alle raccomandazioni presentate. Le raccomandazioni sostenute dall’Assemblea dei Cittadini in una percentuale concordata potrebbero essere considerate vincolanti. Ad esempio, il governo potrebbe impegnarsi nell’attuazione delle raccomandazioni sostenute dall’80% dei membri dell’Assemblea. Il Parlamento potrebbe essere invitato a discutere le raccomandazioni con minore sostegno entro un determinato periodo (ad esempio un mese) e a spiegare perché la proposta è stata adottata, modificata o respinta.