Questo gruppo di controllo sovrintende all’ intero processo e gli altri organi per garantire che l’Assemblea dei cittadini sia equilibrata e che le linee guida su cui si basa siano rispettate. Nomina il comitato consultivo.

La persona o il gruppo che avvia un’assemblea dei cittadini pone la domanda cui rispondere. Nel fare ciò, è necessario assicurarsi che la richiesta sia formulata chiaramente e descriva adeguatamente il problema. I membri dell’assemblea esprimono giudizi informati sulla base degli input degli esperti e delle parti interessate, piuttosto che decidere sui dettagli del disegno legislativo. In alcuni casi, le aree politiche specifiche che l’assemblea dei cittadini deve affrontare devono essere chiarite.

In un’assemblea di cittadini sulla giustizia climatica ed ecologica, per esempio, alcuni settori potrebbero essere prioritari per il loro contributo alla crisi climatica e al collasso dei sistemi ecologici di supporto alla vita. Le decisioni sulle aree politiche da considerare dall’assemblea influenzeranno la sua durata e l’eventuale necessità di più assemblee dei cittadini per occuparsi di queste diverse aree.

I coordinatori devono essere selezionati attraverso una procedura di gara aperta e competitiva. Dovrebbero essere messe in atto delle salvaguardie per assicurare che potenti gruppi diinteresse come il governo, non possano influenzare il processo di selezione nominando una squadra di coordinatori che agiscano nell’interesse di quei gruppi.

Il gruppo di coordinamento, in contatto con il consiglio consultivo, lavora per sviluppare un quadro politico chiaro e completo per strutturare prove, delibere e decisioni. Nel caso di un’assemblea di cittadini sulla giustizia climatica ed ecologica, questo quadro potrebbe contenere tutte le strategie alternative realisticamente implementate in qualsiasi settore economico.

Il gruppo di coordinamento identifica e contatta esperti, stakeholder (persone interessate dalla questione) e detentori di diritti minacciati sulla base di criteri chiave definiti dal consiglio consultivo.

Il gruppo di coordinamento pianifica i temi che saranno trattati dall’assemblea dei cittadini. Le informazioni per i membri dell’assemblea sono preparate in modo tale che possano comprendere pienamente il tema in discussione in tutti i suoi aspetti. Si tratta anche di prendere in considerazione il numero di presentazioni fatte dai vari esperti, gruppi interssati e detentori i cui diritti sono minacciati. Oltre a questi ultimi che parteciperanno alla riunione di persona, ogni membro della società svizzera, individuo o gruppo, può presentare un contributo scritto all’Assemblea dei cittadini che sarà reso pubblicamente disponibile online, riassunto e presentato ai membri dell’assemblea.

Dopo aver pianificato lo svolgimento della riunione, il comitato di esperti e gruppi di interesse, sotto la guida del comitato consultivo, prepara materiali di base facilmente comprensibili ed equilibrati che vengono presentati ai membri della riunione. Garantisce inoltre che presentazioni e rapporti siano e comprensibili a tutti.

Prima di tutto, viene compilato un database dei residenti in Svizzera. Un certo numero di queste persone viene selezionato a caso dal database e vengono loro inviate lettere d’invito a partecipare all’incontro. Di solito per le assemblee dei cittadini sono da 80 a 800. L’invito spiega il compito e fornisce dettagli sulla logistica, tra cui date, luogo, alloggio, assistenza di viaggio disponibile e onorari. I cittadini interessati compilano un modulo, online o si servono un numero di telefono gratuito, fornendo ai coordinatori informazioni sociodemografiche di base quali età, sesso, luogo di residenza, livello di istruzione.

Un gruppo di coordinatori contatta quindi le persone interessate e le supporta per garantire la loro partecipazione. Il team risponde alle domande, aiuta per la pianificazione del viaggio o offre supporto per le attività di assistenza

L’assemblea dei cittadini si svolge in un luogo facilmente accessibile, vicino al quale sono presenti alloggi adeguati e sono presenti offerte di ristorazione. Questo per garantire che tutti i partecipanti alla riunione si sentano a proprio agio. Per garantire la trasparenza, tutte le presentazioni vengono trasmesse in streaming e registrate dal vivo durante la fase di apprendimento e tutti i materiali sono resi disponibili online. Inoltre, il gruppo di coordinamento prepara una relazione in cui viene spiegata la metodologia utilizzata nell’assemblea dei cittadini per garantire la trasparenza procedurale.

Prima dell’inizio dell’assemblea dei cittadini, dovrebbe essere determinato in che misura e in quanto tempo il governo deve rispondere alle raccomandazioni che gli vengono presentate. Le raccomandazioni che sono supportate dall’assemblea dei cittadini con una determinata percentuale potrebbero essere considerate vincolanti. Ad esempio, il governo potrebbe impegnarsi ad attuare le raccomandazioni supportate dall’80% dei membri dell’assemblea. Al Parlamento potrebbe essere chiesto di discutere le raccomandazioni con meno sostegno entro un certo periodo di tempo (ad esempio un mese) e di fornire una dichiarazione sul motivo per cui la proposta è stata accettata, modificata o respinta.